ہم سب غلطی کرتے ہیں اور بعض اوقات ہم خراب تعلقات کے لئے دوسروں سے بخشش طلب کرنے پر مجبور ہوتے ہیں. لہذا خط معافی پیچیدہ حروف میں سے ایک ہے. سب کے بعد، اس خط میں، مصنف اکثر اس کے رسوخ پر چھو جاتا ہے (اور کبھی کبھی معافی کی کوئی خواہش نہیں ہے، اور کاروباری خطوط میں یہ ہوتا ہے کہ آپ کو اپنی غلطیوں کے لئے بھی ضروری نہیں ہے).
بخشش طلب کرنے کے لئے ضروری ہے. سب کے بعد، کسی غلطی کو قبول کرنے کی صلاحیت، ان کی غلطیوں اور ان کی تیاری اسی وقت درست کرنے کے لئے ہر تنظیم کی تصویر کا ایک اہم عنصر ہے. لکھا ہوا معافی ایک معافی کے طور پر اہم مقصد رکھتا ہے، جبکہ ایک ہی وقت میں کمپنی کا سامنا کرنا پڑتا ہے اور خراب تعلقات کو بحال کرنا ہے. اس کے علاوہ، ممکنہ تنازعے کے واقعے کو کم کرنے کے لئے ضروری ہے، جبکہ غلطی کے منفی نتائج کو کم کرنا. مندرجہ ذیل معاملات میں اپالوجی کے خطوط بھیجا جانا چاہئے:
- کسی اور تنظیم کے ملازمین کی جانب سے آپ کے حصہ پر غلط سلوک (غیر انسانی رویے کی بنیادی وجہ سے قطع نظر).
- اگر آپ نے اپنے معاہدے سے متعلق ذمہ داریوں کو پورا نہیں کیا (اس کے باوجود بھی وجہ سے).
- آپ کے ملازمین کا غلط سلوک، جو کچھ قسم کے عوامی ڈومین بن گیا.
- قوت مجوری کے معاملے میں.
معافی کا خط لکھنا کیسے؟
لکھا ہوا معافی ایک ایسا ڈھانچہ ہے جو معمولی کاروباری خط کی ساخت سے کوئی خاص فرق نہیں بنتا، لیکن موضوع آپ کو غیر جانبدار خط کا موضوع بنائے گا تو یہ سب سے بہترین اختیار ہوگا، حقیقت یہ ہے کہ یہ خط معافی ہے. کمپنی کو کمپنی کے سب سے اوپر مینیجر کی طرف سے دستخط کرنے دو یہ تاثر پیدا کرنے کے لئے ضروری ہے کہ مینیجر غلط طور پر پیدا شدہ مسئلہ کی اہمیت سے واقف ہے اور اس کے بارے میں بہت افسوسناک ہے، زخمیوں کی جانب سے بخشش سے متعلق دعا کرنے کے لئے تیار ہے. معافی کا متن آپ کی کمپنی یا سرکاری پیشہ ورانہ شہرت کی بحالی پر اثر انداز کرتا ہے.
فارم پر منحصر ہے، متن میں تقسیم کیا جاتا ہے: تعقیب حصہ، اہم حصہ اور نتیجہ. معافی صرف ایک بار لیٹر کے تعقیب حصے میں لیتا ہے. دوسرا پیراگراف اہم حصہ ہے. کیا ہوا ہے اس کی وجہ کی وضاحت کرنا ضروری ہے. جملے "چھوٹی سی دشواری"، چھوٹی سی تاخیر، "وغیرہ سے بچیں." تیسری پیراگراف غم، افسوس کا اظہار ہے. نتیجہ یہ امید ظاہر کرنی چاہئے کہ ایسی صورت دوبارہ ہوگی.
یہ مت بھولنا کہ اگر آپ کسی دوسرے کمپنی یا کلائنٹ کے کسی مطمئن ملازم کی بجائے آپ سب کچھ ٹھیک کریں تو کچھ مستقل ہوجائیں.